VSTUPNÍ ANALÝZA PRO GDPR

Nejste-li vyloženě člověkem milujícím čísla, tabulky a grafy, nejspíš vás představa zpracování analýzy ještě předtím, než začnete s administrativou pro GDPR, úplně nenadchne. 

Dost často dostávám otázky typu: 

Pro většinu "běžných podnikatelů" bude v praxi GDPR spočívat v zásadě v následujících krocích:

1. Zjištění, jaké osobní údaje zpracovávají, jak, proč (za jakým účelem) a jestli to je v takovém rozsahu opravdu nutné a hlavně zákonné
2. Zpracování informace pro subjekty údajů (tj. fyzické osoby, o jejichž data jde - klienti, zaměstnanci, obchodní partneři) - v daném dokumentu popíšete, jaké jejich údaje zpracováváte, za jakým účelem, po jakou dobu, případné předávání údajů třetím osobám (třeba účetní) a poinformujete je o jejich právech. 
3. Obstarání souhlasu subjektů údajů se zpracováním jejich osobních údajů pro konkrétní účely. Toto ovšem jen v případě, že nenajdete (zákonný) důvod, jak údaje zpracovávat i bez souhlasu.
4. Zpracování záznamů o činnostech zpracování, což je v podstatě váš interní dokument, kde popíšete, jaké údaje a k jakým účelům zpracováváte. Uvedete lhůty, po kterou údaje budete zpracovávat (než je vymažete) a informaci o příjemcích údajů (typově třeba přepravce, účetní, orgány veřejné správy). A přidáte i údaje o přijatých opatřeních pro zajištění bezpečnosti údajů při zpracovávání (přístupová hesla, šifrování apod.). A samostatně nebo i v tomto dokumentu/dokumentech můžete mít i popsané praktické drobnosti typu - zaměstnanci byli poučeni, že hesla nemají uchovávat v souboru pojmenovaném "hesla". 
5. Provádění průběžných kontrol, zda vše funguje jak má, nedochází k neoprávněnému zpracování nebo úniku údajů a případně podle toho upravovat opatření pro zajištění bezpečnosti.
6. Proškolení zaměstnanců o tom, jak bezpečně osobní údaje zpracovávat. A nezapomeňte o školení udělat záznam, který zaměstnanci podepíší. 😉
7. Uzavření písemných smluv se zpracovateli - tj. s osobami, které pro vás vykonávají činnosti, ke kterým nutně potřebují i údaje o subjektech údajů a vy jste tím, kdo jim údaje předá. Opět zde jako typický příklad zmíním účetní a smluvního přepravce. Patří sem ovšem i poskytovatel hostingu, mailingového sw apod. 

Abych vám tento krok co nejvíce usnadnila, připravila jsem soubor v excelu, kde najdete:

• vysvětlení základních pojmů v nejnutnějším rozsahu, ať se nevyděsíte hned v úvodu,
• číselníky, které vám ušetří čas při vyplňování i při přemýšlení nad tím co a odkud vlastně sbíráte,
• jednotlivé tabulky podle toho, jestli k vám přichází údaje elektronicky nebo v papírové formě a podle toho, zda jde o údaje klientů, budoucích klientů nebo zaměstnanců. 

Vyplněné tabulky pak jdou docela dobře překlopit do výše zmíněných záznamů o činnostech zpracování. A zásadně snižují riziko, že na nějaký podstatný údaj v tom množství zapomenete.