365 dní máte v roce 2018 na ochranu svých práv v podnikání. Zde jsou první 3 tipy, jak je využít na maximum.

Posledních pár měsíců to vypadá, jakoby se právo smrsklo jen na GDPR. Obávané nařízení EU, které nám má důrazně připomenout, že nestačí číst a znát jen české zákony. Nařízení EU jsou totiž přímo aplikovatelná, takže narozdíl od směrnic není potřeba, aby se k nim vydával nějaký tuzemský předpis.

Proklamovaným cílem GDPR je lepší ochrana osobních údajů. Myšleno osobních údajů týkajících se konkrétních lidí, fyzických osob. Chvályhodný cíl, byť pak úplně nechápu, proč už 12 let je veřejně dostupné mé rodné číslo, jako součást DIČ. 🙂 Ano, nevýhoda toho, že zatím stále podnikám jen jako fyzická osoba. A z toho vyplývá můj první tip.

1. ZVAŽTE, ZDA MÁ VAŠE PODNIKÁNÍ TU SPRÁVNOU PRÁVNÍ FORMU

Podnikání jako OSVČ je výhodné, pokud máte nízké skutečné náklady spojené s podnikáním a můžete tak uplatnit výdajový paušál, navíc bez nutnosti vést daňovou evidenci nebo účetnictví. Tedy jednodušší administrativa, relativně přijatelná daňová zátěž. Výhodou OSVČ je i fakt, že si kdykoli může vybrat peníze ze svého podnikatelského účtu nebo své pokladny a použít je na cokoli. Při vědomí, že je dobré přiměřený obnos ponechat nedotčený, aby bylo z čeho zaplatit daně a případné zálohy na daň na příští rok (aneb známá otázka z oblíbené vánoční pohádky – „Máš zaplacené daně, uhlíři? Nemáš, viď? Ani na příští rok ne.“ – může být tvrdou realitou).

V případech, kdy máte reálné náklady vyšší a stejně se tak minimálně daňové evidenci nevyhnete, pokud nechcete dávat fiskálu víc než je nutno, anebo jsou vaše příjmy natolik vysoké, že je vám limit pro uplatnění paušálních výdajů malý (v roce 2018 je limit poloviční než v roce 2016 a např. u běžných živností s výjimkou řemeslných je místo 1.200.000 Kč jen 600.000 Kč), zvažte zda aspoň část svého podnikání nepřesunete na s.r.o.

Podnikání jako OSVČ má oproti podnikání ve formě s.r.o. (nebo a.s.) tu nevýhodu, že podnikatel za splnění svých závazků odpovídá celým svým majetkem.

Jinými slovy, případná exekuce může být vedena i na jeho osobní majetek. Oproti tomu společník s.r.o. za závazky s.r.o. neodpovídá. Pouze za ně ručí do výše svého nesplaceného vkladu. Pokud má vklad do základního kapitálu splacen, neručí vůbec. V době, kdy základní kapitál s.r.o. může být i jen pouhá 1 Kč opravdu není problém mít vklad do základního kapitálu splacený a eliminovat tak riziko, že když se „mé“ s.r.o. dostane do finančních nesnází, prodá mi exekutor pro uspokojení věřitelů i můj osobní či rodinný majetek.

Pokud jako OSVČ:

• zjistíte, že se vám nevyplatí výdajový paušál ve srovnání s variantou uplatnění skutečných nákladů,
• máte zaměstnance (a s tím spojených spoustu povinností i rizik),
• v blízké době dosáhnete obrat, kdy se povinně stanete plátcem DPH,
• podnikáte v oboru, s nímž je spojeno vyšší riziko závazků vůči klientům z titulu odpovědnosti za vady, způsobenou škodu apod.,
• podnikáte v oboru, kde se snadno můžete dostat do tzv. druhotné platební neschopnosti,
• podnikáte v oboru, který podléhá kontrolám (a potenciálním sankcím) ze strany více státních orgánů,

pak určitě zvažte, zda nepřesunout minimálně část svých podnikatelských aktivit (a rizik) na právnickou osobu. Více tipů pro s.r.o. najdete na stránkách projektu speciálně určeného pro s.r.o. >>

2. PODLEHNĚTE KOUZLU NA MÍRU UPRAVENÝCH VZOROVÝCH DOKUMENTŮ. ANEB SMLOUVY A OBCHODNÍ PODMÍNKY.

Spoustu věcí musí podnikatel řešit za pochodu. Bez improvizace to nejde. Ovšem ruku na srdce.

Opravdu je nutné řešit každý obchodní případ individuálně a s každým klientem vyjednávat zvláštní podmínky?

I druhá strana jistě ocení, když bude mít předem k dispozici aspoň rámcové podmínky obchodu, spolupráce a ladit pak budete jen pár odlišností. V případě, kdy vaším klientem je spotřebitel, obchodní podmínky v zásadě stejně musíte mít.

Na co je dobré při tvorbě „vzorové“ smlouvy myslet, co by ve smlouvě mělo být?

1. Označení smluvních stran. Jste-li OSVČ, uveďte vždy jméno, příjmení, adresu (místo podnikání), IČ a údaj o zápisu v živnostenském rejstříku nebo obdobné evidenci, pokud máte k podnikání jiné než živnostenské oprávnění. Doporučuji přidat kontaktní maily pro případy, kdy budete v rámci spolupráce komunikovat touto formou.
2. Vymezení, o čem smlouva je (předmět smlouvy) – předmětem může být např. prodej zboží, poskytnutí služby, vytvoření díla.
3. Dostatečně podrobný popis daného zboží, věci, služby, díla. Dostatečný tak, aby nevznikly pochybnosti o tom, co jedna strana dodává a za co jí druhá strana platí. A k tomu dojednat potřebné podmínky (součinnost druhé strany – např. dodání části materiálu, vstupních informací, kdy a kde bude věc předána, služba poskytnuta atd).
4. Cena. Tedy pokud nejde o dar resp. bezúplatné plnění. Důležité je znát okamžik, kdy vzniká nárok na zaplacení ceny, kdy je splatná, jak se cena bude platit. Nezapomeňte zmínit problematiku DPH, pokud jste plátce a případně sjednat, že u opakované/dlouhodobé spolupráce se k ceně DPH připočte, pokud se (jako dodavatel) plátcem DPH stanete.
5. Sankce. Nejsou nutné, ale rovnou upozorním, že samotné prohlášení na faktuře, že při prodlení s platbou budete účtovat penále 0,5% denně, opravdu v případě sporu nebude stačit. Ale i bez sjednání sankce ve smlouvě je možné požadovat úrok z prodlení v zákonné výši. Za sebe hlasuji pro smlouvu s vyváženými sankcemi pro obě strany.
6. Povinnost mlčenlivosti, ochrana osobních údajů, obchodního tajemství apod. podle toho, o jaký typ smlouvy se jedná. A pozor, je běžné, že druhá strana předloží smlouvu, kde je s porušením takových povinností spojena sankce v řádu statisíců nebo i milionu Kč. Nenechte se uchlácholit tvrzením, že to je jen formalita a opravdu pečlivě zjistěte, v jaké situaci taková pokuta reálně hrozí (bývá to totiž i v případech, které nemáte šanci ovlivnit).
7. Trvání smlouvy a možnosti ukončení spolupráce. Přímo ze zákona jsou dané případy, kdy lze od smlouvy odstoupit nebo jí vypovědět. Máte však možnost sjednat i jiné situace nebo jiné podmínky nebo v některých případech takové ukončení i vyloučit.

Vzorové smlouvy a dokumenty se vám budou hodit i pokud máte zaměstnance. K tomu směřuje i můj třetí tip.

3. VYTVOŘTE SI SVÁ VLASTNÍ PRAVIDLA

Samozřejmě v mezích zákonů, vyhlášek a již zmíněných nařízení EU.

Pokud jste stejně jako já ze své přirozené podstaty spíše odpůrci řádů, pravidel, spousty lejster, porad, přesto zvažte, jestli by vám (písemné) definování interních pravidel pro chod firmy a opakujících se procesů i vymezení kompetencí a úkolů všech zúčastněných nezjednodušilo život a neuvolnilo ruce proto, abyste se mohli věnovat co nejvíce podnikání.

Poměrně dlouho mi trvalo, než jsem ve svém podnikání zjistila, jak prospěšný může být i jednoduchý dokument, kde je např. popsané, co se děje od okamžiku, kdy do kanceláře přijde výzva soudu, aby se můj klient, coby žalovaný, vyjádřil k odvolání protistrany. Jednak mi takový dokument ušetří spousty času, když celý proces nebudu muset pokaždé znovu vysvětlovat nové asistence nebo koncipientovi, jednak pak těžko bude asistentka namítat, že přeci nevěděla, že o takovém dopise musí informovat klienta nebo poznamenat lhůtu pro naše vyjádření do sdíleného diáře.

Jsou oblasti, ve kterých interní předpis dokonce mít musíte anebo totéž musíte např. s každým zaměstnancem sjednávat v samostatné smlouvě.

Další příklady interních předpisů?

• pracovní řád,
• bezpečnost a ochrana zdraví při práci (typicky stanovení postupu pro „řešení“ pracovních úrazů),
• poskytování benefitů zaměstnancům,
• spisový řád,
• oběh účetních dokladů,
• vyřizování reklamací,
• proces vyjednávání a uzavírání smluv.

Pokud by vám čtení předchozích příkladů vnitřních předpisů snad působilo stres při představě, že něco tak formálního má být ve vaší svobodné firmě, pak vězte, že i takové dokumenty se dají psát velmi neformálně a s lehkostí. A navíc, můžete dát tvůrčí prostor i těm, kterých se budou v praxi dotýkat. Možná budete překvapeni, jak užitečný brainstorming z toho vzejde.

Napadly vás při čtení tohoto článku další otázky nebo chcete pro vaše podnikání připravit smlouvy, obchodní podmínky nebo jiné dokumenty na míru? Napište mi na ak@bakesova.cz nebo zavolejte na 603246903.